Genel Evrak Yönetimi Birimi Güncelleme Tarihi: 23 Temmuz 2018

Genel Evrak Yönetimi Birimi


Genel Evrak Yönetimi Birimi Görev Tanımı:



1) Genel evrak biriminden teslim alınan fiziki evrakları kontrol ederek normal, gizli ve isme gelen evrak olarak tasnif etmek,

2) Tasnif edilen fiziki evrakları konularına göre hizmet birimlerine ve ilgili daire başkanlıklarına EBYS sistemi üzerinden havale etmek,

3) Hizmet birimi başkanları, daire başkanları ve birimlerde çalışanlar adına gelen evrakları açılmadan ilgiliye teslim etmek,

4) EBYS sistemi üzerinden Genel Evrak Yönetimi Birimine gelen, kurum içi ve kurum dışı e-imzalı ve ıslak imzalı evrakları sistem üzerinde kontrol ederek konularına göre hizmet birimlerine ve ilgili daire başkanlıklarına EBYS üzerinden dağıtımlarını yapmak,

5) Gizli ve çok gizli evrakları açılmadan makama zimmetle teslimini yapmak,

6) Havalesi yapılan fiziki evrakları ilgili hizmet birimlerine ve daire başkanlıklarına zimmetle teslim etmek,

7) Zimmet tutanaklarını dosyalayarak arşivlemek,

8) Evrak birimini telefonla arayıp evrakları ile ilgili bilgi isteyen personel ve vatandaşlara da bilgi verilip yönlendirmelerini yapmak,

9) Hizmet birimleri ve bu birimlere bağlı daire başkanlıklarınca üretilen evrakları fiziki olarak ve EBYS üzerinden imzalı olup olmadıkları, ekleri, gönderildiği yer, gönderme şekilleri(gizli çok gizli, özel, ivedi, günlü, iadeli taahhütlü, normal posta, EBYS)kontrol edilerek kabul etmek,

10) EBYS üzerinden kabul edilen evrakları dağıtım yerlerine göre EBYS kullanan Kamu Hastaneleri Genel Müdürlüğü ve merkez teşkilat birimlerine sistem üzerinden havale etmek,

11) Sağlık Bakanlığına bağlı taşra teşkilat birimlerine ve resmi ve özel dış kuruluşlar ile şahıslara gönderilecek fiziki evrakları postalanacak hale getirildikten sonra genel evrak birimine EBYS üzerinden havaleleri yapmak zimmetle teslim etmek.

12) Genel Müdürlük bünyesinde çalışan personelin müracaat dilekçelerini alıp sisteme tarayıp ilgili birimlere teslimini sağlamak,

13) Yanlış gelen evrakların iade işlemini yapmak,

14) Yönetmelik, yönerge, genelge, resmi gazete ve duyuruların hizmet birimlerine ve bağlı daire başkanlıklarına dağıtımını sağlamak görev ve sorumlulukları arasındadır.


İletişim:       

Hakkı SAĞIROĞLU     

0 312 565 0509 

Paylaş